Tidak dapat dipungkiri bahwa software editor terbaik dan terlengkap untuk file PDF adalah Adobe Acrobat Pro DC. Namun, harga berlangganan per bulan atau per tahunnya terlalu mahal. Banyak software alternatif editor PDF lainnya yang dapat digunakan, tetapi fiturnya tidak sekomprehensif Adobe Acrobat Pro DC.

Salah satu software editor file PDF yang lebih terjangkau dan memiliki fitur yang hampir mirip dengan Adobe Acrobat Pro DC adalah PDF Architect. Software ini mempunyai modul-modul yang dapat dipilih sesuai dengan keperluan user. Untuk keperluan personal, ada juga yang versi free (gratis) dengan fitur terbatas. Kekurangan software PDF Architect ini adalah pada fitur untuk meng-highlight (menandai) teks. Teksnya harus benar-benar riil baru dapat di-highlight. Jadi, jika ingin menandai teks dalam bentuk gambar hasil scan, maka harus diubah dulu dengan modul OCR (Image-Text) yang harus dibeli terpisah. Namun, keterbatasan ini masih bisa diatasi dengan membuat drawing shapes (filled rectangle) di atas gambar berisi teks.

Software editor file PDF yang terjangkau lainnya adalah PDF Annotator. Software ini mempunyai fitur yang sangat lengkap untuk keperluan anotasi. Fungsi marking atau highlighting-nya sangat baik. Proses marking tidak hanya dibatasi untuk teks murni saja, tetapi bisa juga untuk gambar yang berisi teks. Kekurangan software PDF Annotator ini adalah tidak memiliki fungsi untuk mengekspor atau meng-convert file PDF ke file gambar (JPG) dan Office (DOC, XLS, PPT). Cocok digunakan jika keperluannya hanya dari PDF ke PDF saja.

Selanjutnya adalah software PDF-XChange Editor yang sangat komplet dengan harga yang pantas. Keunggulan software ini adalah tampilan antarmukanya (GUI) yang tidak clutter. Semua fitur pengolahan file PDF-nya tersusun dengan sangat rapi dan user friendly.

Software editor PDF berikutnya adalah Ashampoo PDF Pro. Dari segi harga, software ini termasuk menengah dengan fitur yang cukup lengkap. Fitur OCR-nya berguna untuk mengubah gambar berisi teks menjadi teks riil yang dapat di-highlight. Ada fungsi membuat photo album (halaman berisi gambar/foto), yakni dengan cara men-drag and drop beberapa file gambar secara langsung (dari File Explorer) ke jendela software yang tertutup. Kekurangannya, jika seseorang sudah terbiasa menggunakan toolbar dan shortcut dari Adobe Acrobat Pro DC, maka penempatan toolbar dan shortcut di software ini menjadi sesuatu yang memerlukan waktu untuk beradaptasi. 

File foto, gambar, dan PDF kadangkala harus diberi watermark untuk kepentingan hak cipta (copyright). Adapun software yang paling tepat dan cepat untuk membuat watermark pada file foto dan gambar adalah uMark Photo, sedangkan untuk membuat watermark pada file PDF adalah uMark PDF.

Software uMark Photo juga dapat berfungsi sebagai pembubuh waktu dan tanggal pada file foto. Keunggulan lainnya adalah ukuran teks atau gambar watermark-nya dapat diatur agar proporsional dengan ukuran dimensi foto dan tidak perlu di-setting berulang-ulang.

Untuk mengetahui warna piksel dari suatu objek yang tertera di layar monitor komputer/notebook, dapat menggunakan sofware Screen Ruler 2D. Selain sebagai colour picker, software ini juga berfungsi sebagai "penggaris piksel", yakni dapat mengukur lebar dan tinggi piksel dari suatu objek di screen monitor.

Untuk membuat daftar dari folder dan file yang ada di komputer/notebook, dapat menggunakan software Directory List and Print Pro. Konten direktori yang dapat dibuat oleh software ini termasuk lengkap dan format file output-nya dapat dipilih dalam bentuk PDF, HTML, DOCX, XLSX, atau TXT.

File PDF (Portable Document Format) dapat di-convert, digabung (di-merge), dan dipisah (di-split) di smartphone Android dengan bantuan aplikasi PDF Converter Pro & PDF Editor. Apikasi ini dapat dijadikan sebagai alternatif dari app Adobe Acrobat Reader versi berbayar (dengan fitur lengkap) yang terlalu mahal harganya.

Dokumen-dokumen berbentuk kertas dapat di-scan dan di-digitalisasi melalui komputer dengan bantuan software OCR yang akurat, seperti OmniPage dan Abbyy FineReader. Meskipun harganya cukup mahal, tetapi software-software ini mempunyai keunggulan dapat mempertahankan bentuk lay-out atau format dari dokumen aslinya. File output yang dihasilkan biasanya berbentuk PDF, DOCX, XLSX, PPT, TXT, dll. Kelemahannya, dokumen harus di-scan dalam resolusi minimal 300 dpi untuk mendapatkan hasil yang akurat. Itu berarti ukuran file-nya cukup besar. Kelemahan lainnya adalah kurang/tidak dapat mengekstrak teks secara akurat jika latar belakangnya tidak polos (ada gambar background). Warna teks pun harus kontras dengan warna latar belakangnya.

Dari sekian banyak aplikasi Optical Character Recognition (OCR) yang terdapat di Google Playstore, ada satu yang cukup akurat dalam mengenali teks yang ada dalam sebuah gambar atau foto, yaitu app Text Scanner. Keunggulannya adalah dapat mengenali tulisan tangan dan dapat mengenali teks yang ada di antara gambar, asal warna teks tersebut cukup kontras. Keunggulan lainnya adalah dapat mengenali berbagai bahasa dengan otomatis, sedangkan kekurangannya adalah hanya dapat menghasilkan plain text.

Meskipun cukup akurat, tetapi tetap membutuhkan proses pengecekan ulang untuk hasil akhirnya karena tidak ada apps OCR yang sempurna.

Teks yang ada pada sebuah gambar atau foto biasanya dapat diterjemahkan (di-translate) dengan cara menggunakan fitur kamera pada aplikasi Google Translate dan dilanjutkan dengan menyeleksi kata yang diinginkan di layar smartphone.

Namun, ada cara yang lebih cepat, cukup 1 langkah saja, yaitu dengan menggunakan software Babylon NG. Dengan menekan tombol Ctrl pada keyboard komputer sembari meng-klik kanan pada kata yang ingin diterjemahkan, maka hasilnya akan segera muncul. Tidak perlu membuka jendela software/aplikasi penerjemah lainnya. Juga bisa langsung diterjemahkan ke dalam beberapa bahasa sekaligus.

Untuk mempercepat penerjemahan sebuah kata/kalimat, dapat juga menggunakan software utility bernama QTranslate. Software ini terhubung ke layanan penerjemah online, seperti Google Translate. Dengan menyeleksi kata/kalimat dan menekan tombol Ctrl+Q, maka hasil terjemahan akan muncul secara pop-up.

Mem-backup data file yang penting, seperti surat dan dokumen, harus menjadi kebiasaan. Pertama, scan-lah dokumen-dokumen tersebut dan simpan dalam format gambar seperti JPEG, TIFF, dan lain-lain. Setelah itu, backup atau copy-lah file-file JPEG tersebut ke portable storage, seperti flash drive dan portable hard drive. Namun, sebaiknya di-backup juga ke cloud storage. Mengapa? Karena pada situasi tertentu, kita tidak akan tahu jika storage portable yang disimpan akan hilang atau rusak.

Ada beberapa cloud storage yang baik, seperti Google Drive. Pilihlah cloud storage yang mendukung enkripsi jika dokumen tersebut benar-benar bersifat konfidensial.

File-file foto yang tersimpan pada flash drive USB OTG (on-the-go) kadang-kadang tidak dapat diakses dari aplikasi X-plore File Manager di smartphone Android. Hal ini karena USB OTG tersebut diformat dengan sistem exFAT atau NTFS. Solusinya adalah dengan menggunakan bantuan plug-in aplikasi exFAT/NTFS for USB by Paragon (Paragon File System Link). Aplikasi ini juga membuat proses mounting dan unmounting USB OTG di smartphone menjadi lebih mudah.

Sedangkan untuk men-cek apakah sebuah smartphone kompatibel dengan USB OTG, dapat menggunakan app USB OTG Checker.