File PDF (Portable Document Format) dapat di-convert, digabung (di-merge), dan dipisah (di-split) di smartphone Android dengan bantuan aplikasi PDF Converter Pro & PDF Editor. Apikasi ini dapat dijadikan sebagai alternatif dari app Adobe Acrobat Reader versi berbayar (dengan fitur lengkap) yang terlalu mahal harganya.

Dokumen-dokumen berbentuk kertas dapat di-scan dan di-digitalisasi melalui komputer dengan bantuan software OCR yang akurat, seperti OmniPage dan Abbyy FineReader. Meskipun harganya cukup mahal, tetapi software-software ini mempunyai keunggulan dapat mempertahankan bentuk lay-out atau format dari dokumen aslinya. File output yang dihasilkan biasanya berbentuk PDF, DOCX, XLSX, PPT, TXT, dll. Kelemahannya, dokumen harus di-scan dalam resolusi minimal 300 dpi untuk mendapatkan hasil yang akurat. Itu berarti ukuran file-nya cukup besar. Kelemahan lainnya adalah kurang/tidak dapat mengekstrak teks secara akurat jika latar belakangnya tidak polos (ada gambar background). Warna teks pun harus kontras dengan warna latar belakangnya.

Dari sekian banyak aplikasi Optical Character Recognition (OCR) yang terdapat di Google Playstore, ada satu yang cukup akurat dalam mengenali teks yang ada dalam sebuah gambar atau foto, yaitu app Text Scanner. Keunggulannya adalah dapat mengenali tulisan tangan dan dapat mengenali teks yang ada di antara gambar, asal warna teks tersebut cukup kontras. Keunggulan lainnya adalah dapat mengenali berbagai bahasa dengan otomatis, sedangkan kekurangannya adalah hanya dapat menghasilkan plain text.

Meskipun cukup akurat, tetapi tetap membutuhkan proses pengecekan ulang untuk hasil akhirnya karena tidak ada apps OCR yang sempurna.

Teks yang ada pada sebuah gambar atau foto biasanya dapat diterjemahkan (di-translate) dengan cara menggunakan fitur kamera pada aplikasi Google Translate dan dilanjutkan dengan menyeleksi kata yang diinginkan di layar smartphone.

Namun, ada cara yang lebih cepat, cukup 1 langkah saja, yaitu dengan menggunakan software Babylon NG. Dengan menekan tombol Ctrl pada keyboard komputer sembari meng-klik kanan pada kata yang ingin diterjemahkan, maka hasilnya akan segera muncul. Tidak perlu membuka jendela software/aplikasi penerjemah lainnya. Juga bisa langsung diterjemahkan ke dalam beberapa bahasa sekaligus.

Untuk mempercepat penerjemahan sebuah kata/kalimat, dapat juga menggunakan software utility bernama QTranslate. Software ini terhubung ke layanan penerjemah online, seperti Google Translate. Dengan menyeleksi kata/kalimat dan menekan tombol Ctrl+Q, maka hasil terjemahan akan muncul secara pop-up.

Mem-backup data file yang penting, seperti surat dan dokumen, harus menjadi kebiasaan. Pertama, scan-lah dokumen-dokumen tersebut dan simpan dalam format gambar seperti JPEG, TIFF, dan lain-lain. Setelah itu, backup atau copy-lah file-file JPEG tersebut ke portable storage, seperti flash drive dan portable hard drive. Namun, sebaiknya di-backup juga ke cloud storage. Mengapa? Karena pada situasi tertentu, kita tidak akan tahu jika storage portable yang disimpan akan hilang atau rusak.

Ada beberapa cloud storage yang baik, seperti Google Drive. Pilihlah cloud storage yang mendukung enkripsi jika dokumen tersebut benar-benar bersifat konfidensial.

File-file foto yang tersimpan pada flash drive USB OTG (on-the-go) kadang-kadang tidak dapat diakses dari aplikasi X-plore File Manager di smartphone Android. Hal ini karena USB OTG tersebut diformat dengan sistem exFAT atau NTFS. Solusinya adalah dengan menggunakan bantuan plug-in aplikasi exFAT/NTFS for USB by Paragon (Paragon File System Link). Aplikasi ini juga membuat proses mounting dan unmounting USB OTG di smartphone menjadi lebih mudah.

Sedangkan untuk men-cek apakah sebuah smartphone kompatibel dengan USB OTG, dapat menggunakan app USB OTG Checker.

​Untuk mengirim gambar melalui aplikasi WhatsApp (WA), gunakan standar ukuran minimum 800 piksel x 800 piksel. Terlampir template-nya dalam format PSD.

​Save-lah gambar atau foto ke dalam format PNG atau JPG dengan kompresi medium agar ukuran file tidak terlalu besar.

Hard drive sebagai media penyimpan file gambar dan foto harus selalu di-monitoring agar data tidak rusak atau terjadi failure. Adapun software yang dapat mengecek stabilitas hard disk drive (HDD) dan solid state drive (SSD) baik internal maupun eksternal (mobile/removable) adalah Hard Disk Sentinel dan CrystalDiskInfo (freeware).

Kadang-kadang kita perlu mencari file gambar atau foto tertentu di antara ratusan bahkan ribuan file yang terletak dalam sebuah hard drive lokal, eksternal, dan cloud. Untuk itu dapat menggunakan software Copernic Desktop Search.  Software ini akan mencari semua jenis file yang sesuai dengan kata kunci (keyword) yang di-input. Software pencari file ini akan membuat semacam file indeks terlebih dulu, sehingga proses searching menjadi cepat dan akurat. Selain file gambar dan foto, jenis file yang dapat di-searching meliputi file video, musik, dokumen (DOC, XLS, PPT, XML, PDF, EPUB), e-mail, daftar contacts, web bookmark, dan teks dalam gambar.

Software alternatif kedua yang baik untuk searching file yaitu WinCatalog. Software ini akan membuat semacam katalog yang berisi semua informasi dari disk drive, folder, dan file. Keunggulan software ini mampu menemukan kata kunci yang terdapat dalam tag file secara akurat. Sebagai tambahan, software WinCatalog dapat mencetak seluruh isi katalog maupun hasil pencarian file.

Alternatif ketiga, dapat menggunakan fitur search dari software Total Commander. Sebenarnya ini software untuk manajemen file, tetapi mempunyai fitur "Find text" yang handal, sehingga semua tag yang ada dalam file foto/gambar bisa terbaca.

Alternatif keempat, dapat juga menggunakan software "Everything". Software ini secara otomatis melakukan indexing pada hard drive lokal maupun eksternal yang berformat sistem NTFS. Namun, jika hard drive eksternalnya bukan sistem NTFS, proses indexing-nya harus ditambahkan secara manual. Hasil pencarian file-nya cukup cepat dan jitu, Uniknya, fitur search dari software "Everything" ini dapat dijalankan dari software Total Commander.

Terakhir, dapat menggunakan software Find-it. Uniknya, software ini tidak melakukan proses indexing, sehingga hasil pencariannya lebih cepat. Di samping itu, hasil pencarian file-nya sangat akurat dan dapat dibatasi dengan beberapa kriteria saja, sehingga tidak meluas.

Jika ingin mencari versi yang gratis, dapat mencoba software AnyTXT Searcher yang cukup handal dalam pencarian teks dalam file. Kelemahannya, proses pencarian file untuk drive eksternal tidak bisa dilakukan tersendiri (harus search in all drive).

Untuk pengguna smartphone Android, dapat menggunakan aplikasi bernama DocSearch+ untuk mencari nama file dan content text file berdasarkan keyword yang di-input.

Panjang kabel USB 3.0/2.0 yang menghubungkan hard drive eksternal portable dengan komputer ada batasnya agar koneksi stabil dan tidak sering dis-connected tiba-tiba.

Panjang kabel USB dapat bervariasi sesuai kebutuhan, tetapi harus diingat pula apakah kita sedang menggunakan desktop PC, mini-PC, atau notebook. Untuk mini-PC dan notebook, panjang kabel USB 3.0 yang dianjurkan adalah 0,5 meter saja, Untuk desktop PC, panjang kabel bisa lebih dari itu, tetapi tidak lebih dari 1,5 meter.

Di samping itu, kapasitas hard drive eksternal portable sebaiknya dibatasi sampai 1 Terabyte (TB) saja. Jika memerlukan kapasitas yang lebih besar, bisa memilih model yang menggunakan power adapter eksternal.